Przepisy prawa przewidują przekazanie Prezesowi UTK:

• powiadomienia o planowanym szkoleniu na licencję maszynisty oraz egzaminach na licencję maszynisty i świadectwo maszynisty na 14 dni przed ich rozpoczęciem;
• kopii protokołów z egzaminu na licencję maszynisty oraz świadectwo maszynisty w ciągu 14 dni od ich sporządzenia.

W pierwszym przypadku powiadomienie powinna przekazać osoba upoważniona przez przedsiębiorcę prowadzącego dany ośrodek. Można ją wskazać zarówno we wniosku o wpis do rejestru ośrodków szkolenia i egzaminowania, jak i zgłosić w dowolnym czasie przesyłając do Prezesa UTK upoważnienie podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu (zgodnie z treścią wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Wymóg ten nie dotyczy natomiast przekazywania kopii protokołów z przeprowadzonych egzaminów, które mogą przesyłać również inni pracownicy ośrodka.

CO POWINNY ZAWIERAĆ POSZCZEGÓLNE DOKUMENTY?

Przy zgłaszaniu egzaminu na świadectwo osoba upoważniona wskazuje przynajmniej:

W odróżnieniu od kursu na licencję maszynisty ośrodki nie muszą informować o planowanych szkoleniach na świadectwo maszynisty. Podanie nazw zarządców infrastruktury, na których odbędzie się część praktyczna egzaminu oraz wskazanie składu komisji egzaminacyjnej także nie jest konieczne.

1. Zgłoszenie szkolenia na licencję maszynisty:
   • data rozpoczęcia i zakończenia kursu,
   • miejsce przeprowadzenia części praktycznej (adres sali wykładowej) oraz
   • miejsce przeprowadzenia szkolenia praktycznego (adres punktu zaplecza technicznego, lokomotywowni itp.),
   • informację o liczbie uczestników szkolenia, którą można uzupełnić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.
2. Zgłoszenie egzaminu na licencję maszynisty:
   • data egzaminu,
   • miejsce jego przeprowadzenia (adres sali egzaminacyjnej),
   • skład komisji egzaminacyjnej,
   • liczba uczestników.
3. Kopia protokołu z egzaminu na licencję maszynisty:
   • nazwa ośrodka i jego adres,
   • numer identyfikacyjny ośrodka,
   • data egzaminu oraz godziny jego rozpoczęcia i zakończenia,
   • miejsce przeprowadzenia egzaminu (adres sali egzaminacyjnej),
   • data sporządzenia protokołu i miejsce jego sporządzenia (miejscowość),
   • skład komisji egzaminacyjnej wraz ze wskazaniem egzaminatora prowadzącego,
   • liczba uczestników,
   • wykaz uczestników, którzy zdali egzamin, wraz z jego wynikiem,
   • podpisy członków komisji egzaminacyjnej.
4. Zgłoszenie egzaminu na świadectwo maszynisty:
   • datę egzaminu,
   • miejsce jego przeprowadzenia (adres sali egzaminacyjnej),
   • liczbę uczestników.
5. Kopia protokołu z egzaminu na świadectwo maszynisty:
   • nazwa ośrodka
   • data egzaminu oraz godziny jego rozpoczęcia i zakończenia,
   • miejsce przeprowadzenia egzaminu (adres sali egzaminacyjnej),
   • data sporządzenia protokołu i miejsce jego sporządzenia (miejscowość),
   • skład komisji egzaminacyjnej wraz ze wskazaniem zespołów do przeprowadzenia obu części egzaminu oraz egzaminatorów prowadzących,
   • liczba uczestników dopuszczonych do poszczególnych części egzaminu,
   • wykaz uczestników, którzy zdali egzamin;
   • wskazanie kategorii i podkategorii świadectwa maszynisty oraz typów pojazdów kolejowych, do prowadzenia których nabyli uprawnienia uczestnicy, którzy zdali egzamin,
   • dane o infrastrukturze kolejowej, które podlegają wpisowi do świadectwa maszynisty (nazwy zarządców infrastruktury, wykaz urządzeń kontrolujących czujność maszynisty i urządzeń kontroli prowadzenia pociągu, stosowanych na tych infrastrukturach, linie/odcinki linii kolejowych obejmujące przejścia graniczne z sąsiednimi państwami),
   • podpisy członków komisji egzaminacyjnej.

Aby wypełnić powyższy obowiązek informacyjny, wystarczy od tej pory skorzystać z systemu Kolejowe e-Bezpieczeństwo (KeB). Przy uzupełnianiu odpowiedniego formularza w module „Zgłoszenia dotyczące szkoleń i egzaminów” system wskaże, których danych brakuje oraz zasygnalizuje, gdy termin na przekazanie zgłoszenia już minął. Użycie tej formy komunikacji sprawi, że tradycyjna wysyłka nie będzie już potrzebna. W przypadku protokołów z egzaminów konieczne będzie załączenie skanów uprzednio wygenerowanych i wydrukowanych dokumentów. Muszą one zawierać podpisy członków komisji egzaminacyjnej. O zachowaniu terminu będzie decydowała data zatwierdzenia formularza w systemie.

Pozostając przy powiadamianiu w dotychczasowy sposób należy pamiętać, że akceptowana jest jedynie forma pisemna lub za pośrednictwem platformy ePUAP. Tylko kopie protokołów mogą być przesyłane pocztą elektroniczną w formie zeskanowanego dokumentu. O zachowaniu wymaganego 14-dniowego terminu decydować będzie data nadania oryginału w formie papierowej lub przesłania na skrzynkę ePUAP lub data nadania oryginału w formie papierowej. Dużym ułatwieniem w tym przypadku będzie założenie konta instytucjonalnego na platformie ePUAP.